Hoe stel je goede prioriteiten?

TLDR – 30s samenvatting

• Gebruik de Eisenhower-matrix: Dit hulpmiddel helpt je om taken te categoriseren op basis van urgentie en belangrijkheid, zodat je weet welke taken je meteen moet doen, welke je kunt plannen, welke je kunt delegeren en welke je kunt elimineren.
• Toepassen van de Pareto-regel: Focus op de 20% van je activiteiten die 80% van je resultaten leveren. Dit helpt je om je tijd en energie effectief te besteden aan wat echt belangrijk is.
• Leer ‘nee’ zeggen: Dit is cruciaal om je agenda onder controle te houden. Wees bereid om vriendelijk maar vastberaden minder belangrijke verzoeken af te wijzen, zodat je tijd kunt vrijmaken voor je prioriteiten.

Hoe stel je goede prioriteiten?

Welkom terug op onze blog! Vandaag duiken we in een van de meest besproken onderwerpen binnen onze Talk To C community: prioriteiten stellen. Het is een vraag die we vaak krijgen en die hoogstwaarschijnlijk door de meeste gedreven young professionals herkend wordt. Dus laten we meteen beginnen met enkele essentiële inzichten die je zullen helpen om je tijd efficiënter in te delen en zo minder stress te ervaren.

1. Eisenhower-matrix: Breng Prioriteiten in Kaart

Wat is de Eisenhower-matrix en hoe kan die jou helpen om betere prioriteiten te stellen? Simpel gesteld is het een vierkant diagram dat taken scheidt op basis van twee criteria: urgentie en belangrijkheid.

 Hoe de Eisenhower-matrix te gebruiken:

1.  Teken een vierkant en verdeel het in vier kwadranten.
2. Label de horizontale as: ‘Urgentie’ (linkerzijde minder urgent, rechterzijde meer urgent)
3. Label de verticale as: ‘Belangrijkheid’ (onderkant minder belangrijk, bovenkant meer belangrijk)
4. Plaats je taken: Stel jezelf de vragen: Is deze taak belangrijk? Is deze taak urgent? Vul op basis daarvan de vier kwadranten.

Hoe past dit in jouw dagelijkse werk? Hier zijn twee voorbeelden:

• Voorbeeld 1: Stel, je grootste klant belt met een dringende vraag voor een project dat binnen een week af moet zijn. Dit valt duidelijk in het kwadrant “urgent en belangrijk”. Dit moet je onmiddellijk zelf doen.
• Voorbeeld 2: Facturatie aan het begin van de maand voor diensten die pas aan het einde van de maand geleverd zijn. Dit is belangrijk maar niet urgent. Plan dit op een later tijdstip in je agenda.

Door je taken zo te categoriseren, krijg je een beter overzicht van wat echt je aandacht nodig heeft en wat kan wachten. Dit zorgt voor een georganiseerde workflow en vermindert je stressniveau.

2. De Pareto-regel: Focus op wat echt telt

De Pareto-regel, ook bekend als de 80/20-regel, stelt dat 20% van je inspanningen zorgt voor 80% van je resultaten. Dit is een uiterst krachtige techniek om je tijd en energie effectief te beheren.

 Hoe de pareto-regel gebruiken:

1. Identificeer de kernactiviteiten: Stel jezelf de vraag: Welke 20% van mijn activiteiten zorgen voor 80% van mijn resultaat?
2. Analyseer je takenlijst: Noteer al je taken en identificeer welke het meeste impact hebben.
3. Herprioriteer je dag: Zorg ervoor dat je je focust op die 20% taken die het meeste waarde toevoegen.

Hier zijn twee voorbeelden om dit concept tastbaar te maken:

• Voorbeeld 1: Stel je bent verantwoordelijk voor klantencontact binnen je bedrijf. Door te identificeren welke klanten het grootste deel van je omzet genereren, kun je je energie richten op deze ‘key accounts’. Hierdoor maximaliseer je je efficiëntie en impact.
• Voorbeeld 2: Je hebt een lange takenlijst met allerlei kleine administratieve taken. Slechts enkele daarvan, zoals het opstellen van een belangrijk rapport, dragen echt bij aan je voortgang op lange termijn. Focus je eerst op deze taken voor een maximale productiviteitsslag.

3.  Leer om ‘Nee’ te zeggen: Behoud controle over je eigen tijd

Ja zeggen tegen alles betekent dat je niet echt ja zegt tegen de dingen die er het meest toe doen. Dit is een van de meest ondergewaardeerde vaardigheden voor succesvolle prioritering.

Hoe “Nee” leren zeggen:

1. Wees vriendelijk maar vastberaden: Je hoeft je niet te verontschuldigen, maar wees duidelijk waarom je iets niet kunt doen.
2. Geef een alternatief: Als je een nee moet geven, probeer een oplossing te bieden door iemand anders voor te stellen die kan helpen.
3. Gebruik de Eisenhower-matrix als excuus: Geef aan dat je vanwege je huidige beladen schema bepaalde taken simpelweg niet kunt accepteren.
4. Prioriteer je eigen werk: Houd altijd je eigen to-do-lijst in de gaten en wees bereid om minder belangrijke zaken uit te stellen of te elimineren.

Hier zijn twee concrete voorbeelden om ‘nee’ te zeggen:

• Voorbeeld 1: Een collega van een andere afdeling vraagt om je hulp bij een project waar je geen expertise in hebt en dat pas na de zomer af moet zijn. Dit is niet urgent en niet belangrijk voor jou. Geef vriendelijk aan dat je agenda vol is, en verwijs de collega door naar iemand die wel de juiste expertise heeft.
• Voorbeeld 2: Een bekende vraagt je om deel te nemen aan een planning voor een evenement, maar je zit midden in een cruciale projectfase. Leg uit dat je momenteel niet beschikbaar bent vanwege je prioriteiten, maar bied aan om op een later moment alsnog te helpen als dat mogelijk is.

Kortom, leren om ‘nee’ te zeggen en zowel de Eisenhower-matrix als de Pareto-regel toe te passen, kunnen je enorm helpen om je agenda beter te beheren en je stressniveau te verlagen.

Ben je benieuwd naar meer waardevolle tips over persoonlijke ontwikkeling? Schrijf je dan in voor ons volgende Talk To C event of lees een van onze andere blogs om verder te groeien in je carrière!

Bedankt voor het lezen en deel gerust jouw eigen tips of ervaringen met ons!

Wil jij ook deel uitmaken van de grootste persoonlijke ontwikkelingscommunity in België voor gedreven young professionals?

Plan een kort gesprek met oprichter Mattias om te ontdekken of er een wederzijdse match is. Als die er is, word je lid van onze privé LinkedIn-groep waardoor je officieel deel uitmaakt van onze Talk To C’ommunity.

Beluister de volledige podcast 😉

Heb je feedback of input voor toekomstige topics? Stuur ze naar marnick.vanloffelt@talktoc.be